De huidige maatschappij wordt gedomineerd door veranderingen, nieuwe ontwikkelingen en continu impulsen van alle kanten. Het is dus begrijpelijk dat men vast wil houden aan “het bekende”. Het voelt gewoon lekker om iets te kunnen blijven doen waarvan je niet het idee hebt dat het niet effectief of efficiënt is. Het idee van een manager of coach om dingen anders aan te pakken stuit dan ook vaak op weerstand.
Weerstand is goed
Eerlijk gezegd vind ik het goed dat niet zomaar iedereen zonder moeite mee gaat in de verandermodus. Weerstand is voor mij een teken dat men is opzoek naar een goede motivatie een reden waarom de verandering een goede keuze is. Deze onderzoekende fase is de draagmuur die gebouwd wordt om de verandering aan te kunnen. Ik maak dan ook altijd de afweging of iemand kritisch betrokken of kritisch negatief is. Kritisch betrokken zijn vind ik een hele mooie en goede kwaliteit. Het toont passie voor de zaak.
Verfilm je woorden
Een veel gehoorde ontwikkeldoel is om meer rust te krijgen in het werk. Overzicht in de workload en dat het werk beheersbaar wordt. Een container begrip als “plannen en organiseren” wordt dan vaak het doel. Eerlijk gezegd ben ik een beetje allergisch voor populaire container begrippen. Ze zeggen iets maar ook weer niets. Geef de medewerker die je coacht de uitdaging en de ruimte om zijn gedrag denkbeeldig te "verfilmen". Dan pas wordt vaak echt duidelijk waar de pijn zit die binnen het begrip “plannen en organiseren” past. Het container begrip kan dan ook opgeknipt worden ik kleine stappen waar aan gewerkt kan worden.
Vaag zijn is killing
Als de film gemaakt is dan komen de kansen op tafel. Op dat moment is de professionaliteit van de coach of manager van essentieel belang. De gesprekspartner moet nu instaat zijn om de brug te slaan van verbeterpunt naar motivatie. Als dat goed lukt is dit de oorsprong van de intrinsieke motivatie die ontstaat bij de medewerker. Inzicht geven kan een hele goede ondersteuning zijn. Dus maak het gedrag concreet. Gebruik de worden "leren"of "ontwikkelen" in de formulering.
Verloren focus, verloren tijd
Neem het voorbeeld van “plannen en organiseren”. In de gemaakte “film” zien we dat email een veelvuldig terugkerende bezigheid is. Het blijft een onderbelicht onderwerp voor vele medewerkers dat email je effectiviteit om zeep helpt. Door het direct lezen van ontvangen email verlies je je concentratie en focus. Je gaat uit je “flow” zoals ze dat noemen. Om terug te komen in je flow heb je gemiddeld 11 minuten nodig. Om alleen maar terug te komen op het punt waar je gestopt bent verspil je ongeveer 5 minuten. Het lezen van een mail kost ongeveer 1 minuut en vaak behandel je de mail later pas echt, dus die geïnvesteerde minuut is ook verloren. We kunnen dus stellen dat je tussen de 6 en 12 minuten verliest bij elke mail die je tussen door lees. Door het aanbrengen van focus en er voor te kiezen om de mail 1 keer per uur of 2 uur te lezen kan je veel tijd winnen. Daarbij verhoog je vaak ook nog de kwaliteit van je werk door de juiste focus. Onderzoek wijst uit dat niet efficiënt omgaan met email gemiddeld 12% van de salariskosten kost. Het effectief werken met email verhoogt je effectiviteit en draagt bij aan een verlaging van de werkdruk. Deze inzichten hebben meer dan eens de brug geslagen naar een gemotiveerde medewerker en het succes.
Met deze inzichten ben je beter in staat om effectieve doelen te formuleren en medewerkers te motiveren om zich te ontwikkelen.
Met het schrijven van dit artikel wil ik managers uitdagen om bedacht om te gaan met veranderingen. Geniet van de weerstand die er soms is en geef de medewerker de ruimte die hij nodig heeft. Verdiep je in wat de medewerker nodig heeft en geef ze een inkijkje in jou drijfveer om de verandering in te zetten. Wil je eens doorpraten of dit onderwerp, neem gerust contact met me op!
Roy van Bijsterveld